Структурирование организаций

Многие ошибочно считают, что организация может быть неструктурированная. В действительности если в организации имеется хотя бы два подразделения (или просто должности), она уже структурирована. От структуры в организации зависит, насколько она быстро реагирует на сигналы общей среды и быстро развивается, или, напротив, «гасит» инициативу. Самое важное, чтобы топ-менеджмент компании/учреждения по максимуму владел информацией о происходящем на каждом уровне организации, а также в общем понимал окружающую обстановку.

Структурирование компании/учреждения требуется не только для поддержания иерархии подчинения, но и для согласованности массива действий, совершаемых сотрудниками организации ежедневно.

На деятельность любой организации можно посмотреть в трех разных измерениях: через функциональное распределение обязанностей мы увидим организационную структуру и должности; через типы задач можно увидеть, сколько задач находится в исполнении у какого подразделения или сотрудника; через ресурсы – насколько их потребление рационально. Рассмотрим отдельно каждое измерение:

1. Структурирование организационной структуры. Это графическое отображение каждой должности/специальности в компании/учреждении в рамках иерархии и принадлежности к определенному направлению деятельности внутри организации. Данная структура позволяет нам наглядно видеть зоны ответственности подразделений, их численность и количественно-качественный состав. Для полноты картины нам необходимы еще положения об отделах и должностные обязанности каждого сотрудника.

2. Структурирование задач по типу. Важно структурировать задачи организации, которые выполняются для достижения стратегических целей компании/учреждения и обеспечения ее жизнедеятельности и развития. Задачи/результаты могут находиться в следующих статусах:
— По состоянию исполнения

• Планируемые
• Исполняемые
• Исполненные
• Просроченные
• Отмененные

— По приоритетам

• Приоритетные
• Неприоритетные

Такое структурирование позволяет нам легко скользить по информации, а также понимать цели и задачи каждого подразделения и сотрудника и его вектор действий, количество и качество исполняемой работы.

3. Структурирование ресурсов. Для исполнения задачи нам нужны ресурсы. Технология Кладо предлагает собственный запатентованный метод классификации ресурсов на пять видов: персонал, инструменты, материал, время и деньги. Необходимо знать не только количество ресурсов, но и в каком состоянии они находятся: планируются, находятся в эксплуатации или утилизированы (для людей: планируется к найму, находится в доступном для работы состоянии {не в отпуске, не на больничном и т.д.}, либо выходят из организации).

Структурировать компанию/учреждение необходимо не только в трех перечисленных областях, но и в комплексе. Для полноценной работы организации и оперирования любым уровнем информации в ней необходимо обеспечить иерархический принцип группировки данных в организации от целей к конкретным результатам:

1. Цели организации;
2. Направление деятельности;
3. Договоры;
4. Результаты.

Для того чтобы оперативно управлять таким массивом данных необходимо автоматизировать структурирование и хранение информации. В этом вам поможет использование унифицированной архитектуры индивидуальных цифровых папок сотрудников – «Профессиональных рабочих папок». В результате систематизации документов в данном формате повышается скорость поиска, обмена документами и снижается риск их потери. Применение ПРП позволит вам с легкостью управлять данными и принимать стратегические решения на основе анализа этих данных, независимо от количества человек в вашей организации.